Immer in Bewegung bleiben

Heute berichte ich euch einmal aus meinem Alltag als Auszubildende für Büromanagement.
Es ist kurz nach 08:00 – später wird es für gewöhnlich nicht – auch wenn die Gleitzeitregelung überaus verlockend ist.

Mein erster Gang im Haus führt ins Lager. Mit einem strahlenden „Guten Morgen“ in die Runde, schnappe ich mir die Retour-Teamertaschen und verschwinde in den 1. Stock (PM und Disposition).

Kaffee machen, dann checke ich die Mails. Der Großteil ist von Daniel (Meister der „ORGA“), Hotels oder Ansprechpartnern.

In der ORGA (Disposition) laufen sämtliche Aufträge zusammen und werden von A bis Z durchgeplant: Wer fährt wann wohin und braucht was für wie lang?

08:20 erste Kollegen treffen ein – Kaan und Thomas (und damit kommt gute Laune am Morgen herein). Zeit für einen montäglichen Gedankenaustausch zwischen ORGA und Projektmanagement, danach stürzen wir uns (wieder) in die Arbeit.

Parallel zur Mail-Bearbeitung lege ich mir eine ToDo-Liste an, damit wirklich nichts vergessen wird.

09:04 Eingehender Anruf von einem unserer Teamer auf Einsatz. Unser Ansprechpartner vor Ort von der Arena ist weder erreichbar noch auffindbar – ebenso das Equipment (Stand + Zubehör). Der Teamer schaut vor Ort weiter, während ich versuche ein paar Fäden aus der Distanz zu ziehen. Heißt: Telefonmarathon mit Verantwortlichen der Arenalogistik. 09:22 Uhr: Einem Mitarbeiter ist zum Glück das Kunden-Logo beim morgendlichen Weg zum Büro aufgefallen. Und siehe da, Problem gelöst!

Gegen 10:00 Uhr sind die Mails fertig und meine Liste kann nach Prioritäten geordnet werden (Stichwort Eisenhower-Matrix). Besonders wichtig heute: Anmeldung des fliegenden Baus beim Ordnungsamt. Unser Bungee-Trampolin geht in zwei Wochen raus und muss selbstverständlich vom O.A. genehmigt werden.

Um 11:00 folgt ein Ausflug ins Lager – Ladeliste zu den Männern bringen und durchsprechen. Schließlich muss man wissen, mit welchen Materialen und Produkten man arbeitet. Die Zeit bis Mittag reicht noch für einen A1-Bescheinigungs-Antrag für den Auslandseinsatz nächste Woche.

12:10 gibt es dann endlich Mittagessen (ich bin am verhungern).
Nach der Pause werden wir vom Lager aufgehalten. Fragen zur Ladeliste 4. Welches Motiv? Die richtigen Beachflags und Roll-Ups sind rasch gefunden.

Daniel sitzt schon am Platz. 13:30 Uhr: Lagebesprechung – Was wurde erledigt, was ist offen, was muss man sich noch anschauen? Wir gehen gemeinsam die anstehenden Einsätze durch und teilen sie auf. Mit anderen Worten: Ansprechpartner kontaktieren und sämtlich Details abklären (Auf-/Abbau; Anfahrt; ASP vor Ort; Hotel; Teamerauftrag; …) sowie die Kontaktdaten unseres Personals zusenden.
Und damit ist der Nachmittag auch schon randvoll gefüllt

14:30: Ein Anruf von Markus (CEO). Thema „Skytalk“*, Sabrina wird diesen übernehmen und „jemand“ (Ich) soll Fotos machen. Ein ganz klares Ja für diese Chance. Und damit weiß ich schon einen ToDo-Punkt für Mittwoch: Winkel und Positionen in der Skylounge erkunden, um den perfekten Shot beim Interview zu machen.

17:06: Feierabend!

Stellt sich noch die Frage: Wann habe ich die Normalroute verlassen?
*a.d.R.: Der „Skytalk“ ist ein Format von Faszination Morgen (eine Proteco Unit). Kurz und knackig gesagt: Startups wird hier eine Bühne in Form eines Interviews gegeben.

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